Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

ОПРОС ЭКСПЕРТОВ




§ 4.1. Содержание и виды опроса

 

Опрос — главный этап совместной работы группы управ­ления и экспертов. Основным содержанием опроса явля­ется:

постановка задачи и предъявление вопросов экспер­там;

информационное обеспечение работы экспертов;

выработка экспертами суждений, оценок, предложе­ний;

сбор результатов работы экспертов.

Можно назвать три типа задач, которые решаются в процессе опроса [31]:

- оценка качественная или количественная заданных объектов;

- построение новых объектов;

- построение и оценка новых объектов.

При коллективной экспертизе используются следую­щие основные виды опроса: дискуссия, анкетирование и интервьюирование, метод коллективной генерации идей, или мозговой штурм.

Анкетирование может проводиться с обратной связью или без нее.

При анкетировании с обратной связью опрос экспер­тов производится в несколько этапов с доведением до сведения экспертов некоторых результатов опроса на предыдущем этапе, включая оценки отдельных экспертов и их аргументацию.

Главным в организации опроса является обеспечение максимума информации и максимума творческой актив­ности, самостоятельности эксперта. Необходимо стре­миться довести до каждого эксперта по возможности всю информацию, относящуюся к анализируемому яв­лению, которой располагают как эксперты, так и орга­низаторы опроса, не лишая в то же время эксперта твор­ческой самостоятельности и активности.

Однако возможности эксперта по переработке инфор­мации ограниченны. В результате эксперт может принять решение, не используя всей информации, имеющейся в его распоряжении.

Кроме того, новая информация воспринимается чело­веком с определенным внутренним сопротивлением и не сразу влияет на уже сложившиеся субъективные оценки. Отношение к новой информации благожелательнее, а восприятие и использование ее полнее, если она пред­ставляется в доходчивой, яркой и компактной форме.

Из этих психологических особенностей следует необ­ходимость предоставления экспертам возможностей для фиксации поступающей информации путем ведения за­писей, использования технических средств, а также не­обходимость предварительной обработки информации и представления ее экспертам в наиболее воспринимаемой форме.

Необходимо подчеркнуть противоречивость значения обмена экспертами информацией, так как получение такой информации таит опасность потери творческой не­зависимости я построении модели объекта экспертом. Разрешение этого противоречии в полной мере невоз­можно, и при каждой экспертизе се организаторы долж­ны находить разумный компромисс прежде всего путем выбора вида опроса, формы и степени общения экспер­тов.

Каждый из видов опроса имеет сбои достоинства и недостатки в построении обмена информацией между экспертами и в организации их независимого творчества. Выбор того или иного вида опроса определяется многи­ми факторами, из которых основными являются:

- цель и задачи экспертизы;

- существо и сложность анализируемой проблемы;

- полнота и достоверность исходной информации;

- требуемые объем и достоверность информации, полу­чаемой в результате опроса;

- время, отведенное на опрос и экспертизу в целом;

- допустимая стоимость опроса и экспертизы в целом;

- количество экспертов и членов группы управления, их характеристики.

Проведем краткое сравнение достоинств и недостат­ков опросов в виде дискуссии и анкетирования.

Главными задачами экспертов как при дискуссии, так и при анкетировании являются в большинстве случаев сравнение и оценка некоторых объектов, факторов или вариантов действий (альтернатив) и выбор наиболее предпочтительных из них.

Дискуссию обычно целесообразно проводить на пер­вом этапе изучения проблемы для выявления возможных путей ее решения. Основным достоинством анкетирова­ния является возможность управления степенью обще­ния экспертов с целью получения от них самостоятель­ных, продуманных суждений и количественных оценок.

Стоимость дискуссии и затрачиваемое время, как правило, меньше, чем при анкетировании, так как пос­леднее требует большой и сложной работы по его под­готовке, проведению и обработке результатов, а также предъявляет высокие и специфические требования к ква­лификации членов группы управления. Специфичность требовании заключается в том, что они или хотя бы не­которые из них кроме высокой подготовки по теме опроса должны иметь подготовку и опыт в проведении анкети­рования и обработки его результатов.

Опасность конформизма экспертов при дискуссии больше, чем при анкетировании, так как возможности ограничения и регулирования общения экспертов гораз­до меньше. В то же время снижение творческой актив­ности того или другого эксперта при дискуссии легче обнаружить, чем при анкетировании, и само понятие ав­торитета имеет свои особенности. Ведущий дискуссию по возможности не должен быть связан причинами конфор­мизма экспертов. Полная независимость ведущего невоз­можна, но одно из важных достоинств дискуссии в том и заключается, что в столкновении конкурирующих мне­ний, даже при отсутствии беспристрастного судьи-веду­щего, стимулируется активное участие каждого экспер­та, и его конформизм либо ослабевает, либо становится очевидным, а следовательно, и не столь опасным. Серьезная опасность для плодотворности дискуссии таится в возможности рождения авторитетов — «глушителей» творчества в ходе самой дискуссии. Таковыми часто оказываются наиболее активные, страстные и красноречи­вые ее участники, умеющие вязать логические цепи внеш­не убедительных построении. Эти качества не всегда сочетаются с искренностью, глубоким знанием предмета творческим потенциалом и правильным, с точки зрения' цели экспертизы, отношением к дискуссии. Однако даже и при таком счастливом сочетании лидеры вредны, если они подавляют индивидуальности других экспертов, ибо это подавление противоречит самой идее метода коллек­тивных экспертных оценок. В то же время активность и страстность выступлении сами по себе полезны, так как стимулируют активность мышления, способствуют созда­нию атмосферы творческого соревнования.

В ходе дискуссии происходит согласование позиции экспертов, в результате чего вырабатывается единое мне­ние группы экспертов, фиксируемое как результат экс­пертизы.

Однако следует учитывать, что согласование пози­ций может быть выражением не только подлинного мнения всех экспертов, но в той или иной степени ре­зультатом давления, пусть не явно выраженного, веду­щего или одного из экспертов. Кроме того, ведомствен­ные и личные интересы экспертов, их Психологические особенности (склонность одних быстро менять позицию, упрямство других, нежелание открыто дебатировать) могут привести к тому, что единое мнение группы будет получено путем компромисса, а не как результат глубо­кого анализа проблемы в интересах ее наилучшего ре­шения. Из этого следует, что группа в своих выводах мо­жет руководствоваться в значительной степени логикой компромисса, а не одной лишь логикой анализируемой проблемы. Как правило, это обстоятельство вредно, так как задачей экспертов является прежде всего всесторон­нее изучение проблемы, анализ информации с целью выработки возможно более объективных оценок, а не принятие решения компромиссного характера. Расхож­дения индивидуальных и групповых интересов участни­ков дискуссии могут привести и к полной ее безрезуль­татности— к «семантическому крушению» группового взаимодействия по выражению некоторых зарубежных специалистов.

В то же время нельзя и абсолютизировать вред ком­промиссов, если задачей опроса являются рекомендации по выработке решения. Эти компромиссные рекоменда­ции могут отражать объективно существующую расста­новку сил, влияний, заинтересованность тех или иных сторон (ведомств, предприятий), без учета чего приня­тое оптимальное решение не удастся провести в жизнь.

Есть один недостаток опроса в виде дискуссии: как правило, в тени остается путь, по которому эксперты пришли к соглашению, так как ход дискуссии не всегда полностью фиксируется.

Анкетирование является наиболее эффективным и самым распространенным видом опроса, ибо позволяет наилучшим образам сочетать информационное обеспече­ние экспертов с их самостоятельным творчеством.

Широкие возможности регулирования и контроля об­щения экспертов позволяют свести к минимуму опасность конформизма. В то же время полной независимости экспертов при анкетировании добиться также невоз­можно.

Прежде всего на оценки эксперта даже при строгом соблюдении анонимности не могут не оказать влияния интересы его ведомства, организации, известные экспер­ту позиции авторитетных для него в том или ином смыс­ле людей. Влияние на суждения эксперта оказывают и. составители анкет-вопросников. Сообщение, даже ано­нимное, эксперту оценок и аргументации других экспер­тов может привести к изменению экспертом своих оце­нок не в результате глубокого обдумывания, а из-за склонности избежать расхождении с большинством уча­стников или с экспертами, аргументация которых пока­залась убедительной.

 

§ 4.2. Анкетирование и интервьюирование

 

Анкетирование заключается в предъявлении экспертам опросных листов-анкет, на вопросы которых они должны дать ответы в письменной форме. Интервьюированием является устный опрос эксперта членом группы управ­ления — интервьюером.

Анкеты имеют обычно форму таблиц. Конкретная форма анкет и содержание основных вопросов по сути анализируемой проблемы определяются, естественно, спецификой проблемы.

Анкетирование может быть очным и заочным. В первом случае заполнение анкет производится экспертом в присутствии члена группы управления. При заочном ан­кетировании непосредственного контакта эксперта с чле­ном группы управления нет (анкеты могут высылаться по почте). Достоинствами заочного анкетирования явля­ются простота его организации, возможность привлече­ния без больших затрат экспертов, живущих в разных городах, и меньшая загрузка организаторов. Однако при этом возможны неправильное истолкование вопросов экспертом, затяжки в ответах и т. п. Кроме того, не иск­лючено, что ответы будут даны экспертом не самостоя­тельно или вообще не тем человеком, которому они бы­ли адресованы. Недостатком очного анкетирования яв­ляется возможность оказания влияния анкетирующего на ответы эксперта.

Все вопросы анкет можно классифицировать по со­держанию и по форме. По содержанию вопросы делятся на три группы:

- объективные данные об эксперте (возраст, образова­ние, должность, ученая степень, специализация, стаж ра­боты и т. д.);

- основные вопросы по сути анализируемой проблемы;

- дополнительные вопросы, позволяющие выяснить источники информации и аргументации эксперта, само­оценку компетентности эксперта.

По форме основные вопросы делятся на открытые, или свободные, закрытые и с «веером» ответов, а также на прямые и косвенные. Закрытый вопрос задается в форме, предполагающей лишь три возможных ответа — «да», «нет», «не знаю». Вопрос с «веером» ответов пред­ставляет эксперту возможность выбора одного из пред­лагаемых ответов, например, срока реализации опре­деленной научно-технической идеи из ряда перечислен­ных сроков. К этой же форме относятся вопросы-зада­ния на ранжирование заданных объектов, на оценку их весов, значимости в баллах, на оценку вероятности неко­торого события.

При задании вопроса в такой форме эксперту может быть предоставлено право дать две или три оценки од­ного объекта — минимальную, среднюю, максимальную (или оптимистическую, среднюю, пессимистическую).

При задании оценить какой-либо объект в баллах же­лательно для уменьшения расхождения экспертов дать описание шкалы.

Открытым, или свободным, называется вопрос, ответ на который может быть дан в произвольной форме. От­крытые вопросы наиболее целесообразны в первом туре опроса, проводимого в несколько туров, так как позво­ляют широко охватить анализируемую проблему, вы­явить спектр мнений и точек зрения экспертов.

В ответах на открытые вопросы эксперты могут вскрыть новые, не предусмотренные организаторами опроса, аспекты проблемы, подходы к ее решению. Иног­да целесообразно просить эксперта сформулировать условия, при которых он взялся бы за решение пробле­мы. Недостатком открытых вопросов является слишком широким диапазон и неконкретность ответов, что может привести к несопоставимости ответов экспертов, весьма затрудняющей обработку результатов опроса. Количест­венная обработка таких ответов часто будет просто не­возможна.

Вероятность неоднозначной трактовки закрытых во­просов и вопросов с «веером» ответов значительно мень­ше. Это обстоятельство, а также конкретность ответов на такие вопросы делает возможным количественную обработку результатов опроса, что и является причиной наиболее широкого использования при анкетировании именно этих двух видов вопросов. Их недостатком явля­ется опасность навязывания эксперту ответов, поэтому в формировании вопросов и при составлении возможных ответов необходимо избежать тенденциозности, делать «веер» достаточно широким, а кроме того предоставить эксперту возможность выйти за пределы «веера». В этом случае эксперт должен аргументировать свое решение.

Кроме рассмотренных трех форм вопросов, можно ввести еще одну форму, промежуточную между откры­тыми вопросами и вопросами с «веером» ответов. Это вопрос-задание на проведение морфологического анали­за, на построение дерева целей, альтернатив.

При задании вопросов в любой форме эксперт должен быть поставлен в известность, что он вправе выдвинуть новые вопросы и дать на них ответы, а также назвать экспертов, не включенных в число опрашиваемых, кото­рые способны дать ответы на вопросы анкеты или воп­росы, выдвинутые им самим. Кроме того, эксперт должен иметь возможность изложить своп замечания и советы по форме и содержанию анкет.

Косвенные вопросы используются, когда есть опасе­ния, что эксперт уклонится от ответа на прямой вопрос, в частности если целесообразно скрыть от эксперта цель использования его ответов. Такой целью может быть про­верка самостоятельности эксперта, оценка его компе­тентности, его отношения к экспертизе.

Кроме анкет-вопросников, экспертам должна быть дана пояснительная записка, имеющая целью предопросную ориентировку экспертов и содержащая информацию о целях экспертизы, задачах опроса, объектах эксперти­зы, необходимые организационные сведения и инструк­цию по заполнению анкет, в которой приводятся приме­ры порядка и способа заполнения. При очном анкетиро­вании производится также устный инструктаж как пе­ред анкетированием, так и в ходе него.

Интервью является беседой, в ходе которой интер­вьюер ставит вопросы эксперту по заранее в той или иной степени разработанной программе. Одновременно может производиться опрос нескольких экспертов, одна­ко в этом случае есть опасность потери самостоятельности экспертов и, кроме того, интервью грозит превра­титься в дискуссию.

От очного анкетирования интервьюирование отлича­ется тем, что при интервью эксперт дает ответы в устной форме на устные вопросы, точное содержание которых до опроса ему, как правило, не было известно, хотя те­матика интервью могла быть сообщена ему заранее. Впрочем, четкую грань между анкетированием и интер­вьюированием провести невозможно, так как послед­нее является, по сути, видом анкетирования в устной форме.

Важно, что при таком опросе эксперт не имеет вре­мени для серьезного продумывания своих ответов и не ведет каких-либо записей, а интервьюер строит свои во­просы в значительной степени в зависимости от ответов эксперта на предыдущие. Вопросы, задаваемые экспер­ту, должны позволять отвечать на них экспромтом.

Достоинством интервью является непрерывный живой контакт интервьюера и опрашиваемого, что позволяет быстро получить большое количество информации и все­сторонне, хотя и поверхностно, осветить объект экспер­тизы.

Недостатками интервью являются возможность силь­ного влияния интервьюера на ответы эксперта отсутст­вие времени для глубокого продумывания ответов, а так­же высокие требования к опрашивающему и большое время, расходуемое на опрос всего состава экспертов.

Интервьюер должен хорошо знать анализируемую проблему, уметь четко формулировать вопросы, созда­вать непринужденную обстановку и уметь слушать, в частности правильно интерпретировать паузы, уклоне­ния, умолчания. Подготовка интервьюера к опросу за­ключается в основном в разработке цели интервью и подготовке главных вопросов, суть которых должна быть записана, хотя их окончательное формулирование мо­жет быть произведено в ходе интервью.

 

§ 4.3. Дискуссия

 

Как уже указывалось в 4.1, дискуссию целесообразно проводить для решения задач, не требующих точной количественной оценки объектов, параметров, альтер­натив.

Количество участников дискуссии может составлять от нескольких до 20—30 человек.

Процедура подготовки и проведения дискуссии мо­жет быть разделена на три этапа:

- определение и формулирование предмета дискуссии и порядка ее проведения, а также подготовка участников дискуссии;

- собственно дискуссия;

- подведение итогов, фиксация и обработка результа­тов дискуссии.

Подготовка включает также материально-техническое обеспечение дискуссии.

На первом этапе члены группы управления решают следующие основные задачи:

- выявление различных аспектов анализируемой про­блемы, роли, значимости факторов, связанных с ней, и определение главных из них;

- формулирование цели дискуссии и требований к экспертам;

- отделение спорных вопросов, сторон проблемы от бесспорных, являющихся основой полемики по спорным вопросам;

- определение и ограничение спектра спорных вопро­сов, решение которых выносится на дискуссию;

- определение способов и условий решения спорных вопросов, т. е. построение процедуры проведения дискус­сии.

Предварительное выявление различных аспектов про­блемы и основных факторов позволяет четко сформули­ровать цели дискуссии и требования к ее участникам-экспертам.

Ограничение спектра спорных вопросов, разногласий производится по ряду критериев, важнейшими из кото­рых являются обозримость всех сторон, аспектов проб­лемы, возможность и целесообразность полного или ча­стичного решения проблемы.

Определение процедуры проведения дискуссии включает:

- выбор методов анализа проблемы, методов изложе­ния соображений, доказательств, используемых экспер­тами;

- выбор средств представления информации, в том чис­ле аргументов, доказательств и выводов экспертов, а также средств фиксации и переработки информации и ходе дискуссии;

- установление и объявление места и времени прове­дения дискуссии, порядка и регламента ее фаз и отдель­ных выступлений.

В дискуссии эксперты могут использовать различные методы анализа проблемы, изложения своих соображе­ний, доводов, мотивов и доказательств. Чаще всего ис­пользуются логические и математические методы, в по­следнее время в ходе дискуссии стали использоваться ЭВМ, в частности для проведения совместного модели­рования проблемы, построения матриц «цели-средства», деревьев решений.

Довольно распространенной ошибкой является тер­минологическое и физико-математическое высокомерие, «кокетство», приводящие к нарушению взаимного пони­мания, раздражающие некоторых участников дискуссии и гасящие их творческую активность. При настоятель­ной необходимости использования незнакомого кому-ли­бо из участников дискуссии научного языка, аппарата это должно быть сделано тактично, уважительно, по возможности для всех понятно. Не исключено использо­вание «переводчиков» — людей, компетентных в различных областях, затрагиваемых в дискуссий, пусть и не являющихся глубокими специалистами ни в одной из них {24].

Выбору и подготовке материальных средств пред­ставления, фиксации и обработки информации, содер­жащейся в выступлениях экспертов, должно быть уделе­но серьезное внимание. Нередко даже широко доступ­ные средства представления и фиксации информации (например, плакаты, слайды, магнитофоны, стеногра­фия) не используются или используются не с полной от­дачей. Так, весьма широко распространенной ошибкой является использование плакатов с формулами, графи­ками, таблицами, перегруженных несущественными де­талями и читаемых из-за мелкого масштаба лишь с близ­кого расстояния. Полезные советы по оформлению пла­катов и слайдов приведены в работе [29].

Результаты работы по подготовке дискуссии оформ­ляются в виде пояснительной записки и инструкции экс­пертам, в которых излагаются предмет, задачи и цель дискуссии, а также процедурно-организационные вопро­сы проведения дискуссии, роль и задачи экспертов. Кро­ме пояснительной записки и инструкции, могут быть на­писаны доклад, излагающий результаты предваритель­ного анализа проблемы, выносимой на обсуждение, и проект решения. Все эти материалы передаются экспер­там заблаговременно для их подготовки к дискуссии.

Материально-техническое обеспечение дискуссии имеет целью создание комфортных условий ее участникам, что включает подготовку рабочего и подсобных помеще­ний, средств представления, фиксации и обработки ин­формации, справочного обеспечения. Иногда полезно предложить участникам чай или кофе.

Второй этап дискуссии — собственно дискуссия, обыч­но включает вступительное слово ведущего (председа­теля), доклад по анализируемой проблеме, вопросы до­кладчику и его ответы, выступления экспертов, приня­тие решения.

Во вступительном слове ведущий напоминает пред­мет, задачи и цель дискуссии, кратко излагает резуль­таты предварительного анализа проблемы, особое вни­мание уделяя основным аспектам проблемы и спорным вопросам. Во вступительном слове также объявляется порядок проведения дискуссии, режим и регламент вы­ступлении и поясняется порядок использования средств представления, обработки и фиксации информации. Кро­ме того, необходимо определить порядок принятия реше­ния и образовать комиссию по отработке решения или объявить ее состав, если она была сформирована рань­ше.

В докладе, который делает один из организаторов дискуссии или один из экспертов, следует предложить возможные пути решения проблемы с показом их до­стоинств и недостатков. Устный доклад может и отсут­ствовать, если участникам дискуссии заранее представ­лены в письменной форме результаты предварительного анализа проблемы.

Типичная структура выступления участника дискус­сии содержит следующие основные элементы: изложение точки зрения выступающего с отчетливым выявлением моментов согласия и моментов расхождения с оппонен­том; аргументация своей позиции, мотивировки, дока­зательства и иллюстрирующие примеры; выводы и пред­ложения.

Доказательство может быть представлено либо как некая самоочевидная гарантия истины (может быть со ссылкой на некоторые обстоятельства, условия, факто­ры), либо как логичное расчленение положения, подле­жащего обоснованию, на ряд первичных положении, самоочевидных или неопровержимо и сравнительно про­сто обосновываемых. Второй способ доказательства бо­лее целесообразен, так как в этом случае доказательство имеет форму мыслительного эксперимента, в котором участвует вся аудитория, что придает доказательству наибольшую убедительность и смягчает неприятный эф­фект опровержения доводов оппонента, чем способству­ет созданию творческой и терпимой атмосферы дискус­сии.

Все выступления (по крайней мере, их суть) должны записываться. Для этого можно использовать магнито­фон или группу секретарей из двух-четырех человек, разбирающихся в проблеме.

Необходимы перерывы на 10—20 мин. через каждые 50—90 мин. работы, а также более длительный перерыв на обед, если дискуссия должна занимать практически весь рабочий день. Не следует жалеть времени на пере­рывы— во время перерывов дискуссия практически не прекращается, и кулуарные обсуждения часто дают ин­тересный материал.

Результативность дискуссии в очень большой степени зависит от ведущего, общей задачей которого является всемерно способствовать реализации основного достоин­ства дискуссии— всестороннего оперативного анализа проблемы экспертами, взаимно стимулирующими и ин­формирующими друг друга, и в то же время делать все возможное для смягчения ее главных недостатков —вы­сокой опасности конформизма и возможности принятия компромиссного решения, не отвечающего истинным ин­тересам дела. Для решения этой задачи ведущий дол­жен:

быть максимально логичным, объективным и благо­желательным;

обеспечить активное творческое участие в дискуссии всех приглашенных и в то же время не допускать много­словия, излишних повторений, отклонений от темы;

фиксировать и в ходе дискуссии кратко и четко резю­мировать моменты, по которым достигнуто согласие и моменты расхождения;

строго следить за выполнением распорядка дис­куссии, регламента и, тем более, не нарушать его са­мому;

не злоупотреблять своими правами, не навязывать своей точки зрения, не прерывать и не одергивать высту­пающих.

Ведущий должен быть особенно внимателен к участ­никам, занимающим невысокое служебное и обществен­ное положение, так как в противном случае их присутст­вие на дискуссии может оказаться просто лишним. Иног­да для уменьшения опасности конформизма следует дать возможность таким участникам выступить первыми, что, впрочем, не должно носить подчеркнутого характера. Этого обычно можно избежать, так как такие участники компетентны, как правило, в частных аспектах анализи­руемой проблемы, которые часто целесообразно рассмот­реть в первую очередь.

Опыт показывает, что наиболее распространенным недостатком в проведении дискуссии является уклонение от ее основной темы. Высокая компетентность и широкая эрудированность участников дискуссии, умение говорить красноречиво, их высокое служебное и социальное поло­жение, широкий спектр ведомственных интересов — все это лишь увеличивает опасность «расплывания» дискус­сии, ухода ее в сторону от рассмотрения главных факторов, обстоятельств, определяющих судьбу проблемы. В результате теряется драгоценное время и, что самое главное, может быть получено неправильное решение или даже забыта, как это ни странно звучит, основная цель дискуссии.

Ведущий должен самым решительным образом не допускать таких отклонений, невзирая ни на красноре­чие, ни на положение выступающего. Ведущему необхо­димо также препятствовать отвлечению присутствую­щих, образованию «мини-дискуссии», выступлениям с места (не считая кратких реплик) и не допускать появ­ления второго ведущего.

Для успешного выполнения задач ведущего он дол­жен быть знатоком проблемы, обладать высоким авто­ритетом и отвечать многим требованиям: обладать быст­рым умом, чувством юмора и такта, широкой эрудицией и вместе с тем быть твердым в руководстве дискуссией. Недопустима тенденциозность ведущего, проявление кон­формизма, даже если он заинтересован в том или дру­гом решении проблемы.

Существующая практика назначения на роль ведуще­го наиболее крупного специалиста по анализируемой проблеме или представителя руководства организации — организатора дискуссии (что часто совмещается в одном лице), очевидно, в основном оправдана, но не должна быть непреложным законом.

Заключительный этап дискуссии состоит в подведе­нии ведущим итогов обсуждения и согласовании реше­ния, проект которого (в нескольких вариантах) был от­работан в ходе дискуссии комиссией. Часто единогласно­го принятия всех пунктов решения достичь не удается, поэтому в конце решения или в специальном приложении к нему должны быть изложены «особые мнения» с их аргументацией и указанием авторов. Тактика силового давления или торга в принятии решения противоречит самой идее дискуссии как метода коллективного приня­тия решения.

Опыт проведения дискуссий свидетельствует о воз­можности получения ценных предложений от се участни­ков после дискуссии примерно через сутки. В связи с этим целесообразно на следующий день обратиться к участвующим в дискуссии с просьбой высказать мнения, если они в чем-то изменились или могут быть дополне­ны. При этом должен быть выбран индивидуальный, не связывающий эксперта способ сообщения им новой ин­формации.

Затем группа управления производит анализ и обра­ботку (в том числе количественную) результатов дискус­сии и всех ее материалов, т. е. решения, «особых мне­ний», записей выступлений и дополнений, сделанных экс­пертами после дискуссии. Если в результате анализа выяснится ошибочность, неточность или нецелесообраз­ность некоторых положений решения, необходимо повто­рить дискуссию или, по крайней мере, провести согла­сование сомнительных положений с экспертами-автора­ми этих положений или заинтересованными в том или ином смысле сторонами, представленными на дискус­сии.

Отсутствие позитивных и обоснованных решений ди­скуссии может привести к откладыванию решения про­блемы или к одностороннему волевому и далеко не опти­мальному ее «решению», которое часто лишь усугубля­ет трудности, породившие проблему. И конечно, вера в плодотворность дискуссий будет основательно подор­вана.

 

§ 4.4. Совещания

 

Совещания созываются, для взаимного информирования и ориентации его участников, обмена мнениями, разра­ботки и координирования планов, выработки рациональ­ной линии действий и в связи с другими задачами, ре­шение которых требует сбора группы людей для обмена информацией, ее обсуждения, получения указаний, при­нятия решений.

Совещание является дорогим мероприятием, так как отрывает от выполнения прямых обязанностей большое количество людей. Поэтому совещания должны созы­ваться лишь при действительной необходимости, тща­тельно готовиться и проводиться в минимальное время.

Существуют различные классификации деловых со­вещаний. Так, совещания могут делиться на диктатор­ские и автократические, сегрегативные, дискуссионные, свободные.

На диктаторском и автократическом совещаниях правом выступления обладает лишь руководитель, кото­рый ведет совещание и дает указания. Остальные при-сутствующие лишь слушают и задают вопросы руково­дителю или отвечают на его вопросы. Такие совещания наиболее распространены в военной практике или в особых условиях, например при ликвидации стихийных бедствий. В обычных «гражданских» условиях эти сове­щания могут иметь место, если руководитель должен дать указания или проинформировать коллектив, а так­же если коллектив не созрел для компетентного демо­кратического обсуждения проблемы. Диктаторские и автократические совещания часто имеют форму инфор­мационных (директивных или инструктивных), а также оперативных диспетчерских летучек.

На сегрегативных совещаниях руководитель или на­значенное им лицо делает доклад, а затем руководитель предлагает высказаться участникам и принимает реше­ние.

Дискуссионные совещании подробно разобраны выше.

Свободное совещание не имеет четкой повестки дня, может быть проведено без ведущего и сводится к обмену мнениями без принятия фиксируемого решения. Обычно имеет форму разговора, беседы между небольшим чис­лом участников и может происходить за обедом, в ку­луарах конференции, в автомашине, поезде.

Опыт показывает, что лучше провести одно совеща­ние с несколькими вопросами, чем несколько совещаний, с одним-двумя вопросами каждое. Это справедливо, ко­нечно, лишь при высокой организованности совещания.

Деловые совещания как вид служебной деятельности имеют свою специфику, отличающую их от дискуссии как метода опроса экспертов. Поэтому кратко рассмотрим основные этапы деловых демократических совеща­ний и требования к ним, используя [18], [32].

Подготовка совещания включает:

определение тематики совещания и принятие реше­ния о его проведении;

формирование повестки дня;

определение задач и цели совещания;

определение персонального состава участников;

определение даты, времени начала, регламента и длительности совещания;

подготовку доклада и проекта решения;

оповещение и предварительную подготовку участни­ков совещания, включая возможное распределение тем выступлений;

материально-техническую подготовку совещаний.

Следует избегать неожиданных и внеплановых сове­щаний. С другой стороны, перенос времени, а тем более даты запланированного и уже объявленного совещания еще более вреден и часто говорит о ненужности сове­щания или о недостатках в стиле руководства.

Совещание лучше проводить во второй половине дня, освобождая первую для творческой работы, исполнения прямых обязанностей.

Доклад должен обращать внимание присутствующих на главное, содержать существенные идеи, конструктив­ные предложения или, по крайней мере, четко излагать спорные места, сложности и обосновывать необходимость их разрешения. Кроме того, весьма желательны логиче­ская стройность, литературность языка, выразительность и эмоциональность изложения, хорошая дикция. Требо­вания к докладчику и докладу (не во всем бесспорные) подробно изложены в работе [29].

Устный доклад может отсутствовать, если участники совещания хорошо знакомы с вопросами, выносимыми на обсуждение, пли получили доклад (развернутые тезисы) в письменной форме до совещания. В этом случае не­обходимо лишь вводное слово председателя с некоторы­ми напоминаниями порядка работы.

Можно предложить следующий регламент проведения совещания:

вопросы по докладу и ответы — 5—10 мин.;

обсуждение—10—30 мин. с выступлениями по 2— 5 мин.;

чтение проекта решения — 3—5 мин.;

обсуждение и принятие решения —10—15 мин.

При таком регламенте совещание будет проведено в течение не более часа.

Регламент необходимо соблюдать очень строго, что, как правило, не делается.

Образцом краткости и деловитости были заседания Совнаркома, проводившиеся под председательством В. И. Ленина. В апреле 1919 г. он предложил «утвер­дить общий регламент СНК.

1. Докладчикам 10 мин.

2. Ораторам 1-ый раз — 5, 2-ой раз —3 минуты.

3. Говорить не > 2-х раз.

4. К порядку 1 за и 1 против по 1 минуте.

5. Изъятия по особым постановлениям СНК» [2].

Председатель должен отделять серьезные, имеющие глубокие причины, разногласия, споры от личных, мел­ких, не отражающих сложностей обсуждаемой пробле­мы. Такого рода споры он должен незамедлительно пре­секать, по возможности тактично снимая напряженность.

Решение председателя о продолжении совещания за­висит от конкретных условии и может быть следующим:

продолжить совещание (может быть в сокращенном составе) после краткого перерыва, если есть надежда согласовать разногласия в рамках данного совещания;

прекратить совещание, зафиксировав согласованные положения и создав комиссию по подготовке решения спорных вопросов в рабочем порядке или на новом со­вещании. Передать решение спорных вопросов более высокой инстанции (крайний случай).

§ 4.5. Мозговой штурм

Мозговой штурм представляет собой метод получения новых идей, решений какой-либо проблемы в результате коллективного творчества группы людей в ходе заседа­ния-сеанса, проводимого по определенным правилам. Метод мозгового штурма называют также мозговой ата­кой, методом коллективной генерации идей и методом группового рассмотрения с отнесенной оценкой.

Принципиальной особенностью метода является аб­солютное исключение в ходе самого сеанса критики и какой-либо оценки высказываемых идей.

Сущность метода мозгового штурма заключается в разделении решения двух задач:

генерирования новых идей;

анализа и оценки предложенных идей.

Соответственно образуются две разные группы: груп­па генераторов идей и группа аналитиков. Группа гене­раторов идей состоит из 4—15 человек, но может быть и больше. Члены этой группы не обязательно должны быть специалистами по обсуждаемой проблеме, по долж­ны понимать поставленную задачу. Более того, для иск­лючения предвзятости и профессиональной узости круг специалистов должен быть как можно шире. В некото­рых случаях, как показывает опыт, полезно включение в состав группы вообще людей с богатым воображением, профессия которых далека от решаемой проблемы.

Никто никого не должен стесняться, поэтому группу желательно составить из людей, занимающих примерно одинаковое служебное и общественное положение. Чле­ны группы по возможности не должны быть лично или коллективно (например, ведомственно) заинтересованы в определенном варианте решения проблемы (тем более в ее нерешении). Нежелательна также слишком глубо­кая связь между ними в том смысле, что ни один из членов не должен быть «отражением» другого, хотя бы в малой степени.

Основными правилами проведения заседания явля­ются:

любые критические высказывания или оценки ценно­сти высказанной мысли, идеи недопустимы;

важно количество и разнообразие высказанных идей; должно быть как можно больше идей, ибо вероятность появления действительно ценной идеи пропорциональна общему числу высказанных идей;

необходимо «свободное парение» мысли: чем не­обычнее идея, тем лучше;

мысли, идеи должны подхватываться, развиваться, комбинироваться: генераторы идей, т. е. участники засе­дания должны «раскачивать» друг друга, результатом чего должна быть лавина идей.

Отобранных членов заседания за несколько дней письменно или устно извещают о дате, времени и месте его проведения и вручают краткую памятную записку, содержащую:

обращение к участнику и приглашение его на засе­дание;

формулировку проблемы, подпроблем и цели заседа­ния;

правила проведения мозгового штурма;

предложение подумать и подготовить несколько идей.

Мозговым штурмом руководит ведущий, основной за­дачей которого является всяческое поощрение свободно­го творчества, свободного высказывания идей и абсолют­ное недопущение критики вплоть до удаления критикую­щих с заседания [20].

Сеанс начинается со вступительного слова ведущего, объясняющего проблему и необходимость ее решения, а также напоминающего правила проведения заседания, которые целесообразно написать на плакате, вывешен­ном для всеобщего обозрения.

Затем ведущий предлагает начать выдвигать идеи или выдвигает для начала сам одну-две идеи. Ведущий должен стимулировать поток идей, выполнять роль «затравщика», если таковых не окажется среди членов группы. Он должен быть совершенно беспристрастен, ни при каких обстоятельствах не проявлять свою особую осведомленность в рассматриваемом вопросе и подчинять группу своей воле, навязывать определенное направле­ние мышления. В то же время ведущий должен следить, чтобы не была забыта основная цель — решение опреде­ленной проблемы и заседание не превратилось в сорев­нование в остроумии, понимаемом в обычном смысле, и в нагромождении нелепостей. При этом заседание долж­но проходить живо, «с огоньком», и легкая доля юмора, очевидно, не будет вредной.

Из сказанного следует, насколько велики роль веду­щего, его умение и искусство организовать штурм проб­лемы. Некоторые авторы считают, что успех штурма пол­ностью зависит от ведущего. Большую роль играет опыт проведения штурмов, тренировка, а также психологиче­ская настройка всех участников.

Сеанс продолжается от 15—20 до 40—45 мин. без перерывов и заканчивается, как правило, естественно — поток предложений иссякает. Время выступления очень мало — не более одной-двух минут. Выступать можно несколько раз, но лучше не подряд. Обычно за время сеанса поступает несколько десятков предложений.

Может оказаться, что количество участников сеанса слишком велико, тогда ведущий может разделить их на две группы, работающие отдельно, назначив еще одного ведущего.

Все выступления записываются возможно точнее, для чего необходимы стенографистка или магнитофон.

Результаты заседания, включая и патентоспособные идеи, являются плодами коллективного труда и не пер­сонифицируются.

В процессе генерирования идей происходит критика и оценка высказанных предложений в неявной форме. Они выражаются в большей пли меньшей поддержке, развитии высказанной идеи. Неперспективная идея не получит скорее всего сильной поддержки и будет заме­нена новой. Важно, что субъективное мнение автора идеи о ее ценности пройдет этот фильтр и будет скоррек­тировано. Именно поэтому важны свобода и смелость в высказывании идей, их большое количество и разнообразие.

Второй этап работы заключается в тщательном ана­лизе, критике высказанных во время сеанса точек зре­ния, идей, мыслей и отборе наиболее ценных из них. Анализ производится группой специалистов по пробле­ме, подлежащей решению, и по смежным вопросам в спокойной, деловой обстановке, и может включать не­сколько этапов, в том числе и этап количественного ана­лиза с помощью ЭВМ. Процесс анализа, оценки и отбо­ра полученных предложений состоит, как правило, из их классификации по некоторым категориям и собственно оценки по заранее разработанной системе критериев [25]. Вначале может быть произведена предварительная оцен­ка с целью отбрасывания предложений, явно не пред­ставляющих ценности, что, конечно, должно производиться с большой осторож-ностью, чтобы не забраковать ценные, но, на первый взгляд, наивные или странные идеи. Оставшиеся предложения классифицируют на груп­пы по категориям, зависящим от сущности проблемы, а затем производят оценку как внутри групп, так и меж­групповую. При этом может производиться оценка в баллах по частным критериям, а затем оценка по обоб­щенному критерию, при которой частные оценки учиты­ваются с разными по важности весами.

Отделение этапа анализа от этапа генерирования идей лишь способствует углублению анализа, усилению критики и делает ее более объективной и разносторон­ней.

Кроме рассмотренной «классической» процедуры моз­гового штурма, существуют некоторые разновидности его сочетания с групповым обсуждением и другие вари­анты.

Можно отметить следующие основные разновидности мозгового штурма [25], [40], [46]:

чередование пятиминутных мозговых штурмов с об­думыванием его результатов;

чередование кратких (по 5—10 мин.) периодов гене­рирования идей, дискуссии и группового принятия реше­ний по частным аспектам решаемой проблемы с общей длительностью заседаний до двух часов;

последовательные этапы выдвижения предложений и их обсуждение (без резкой критики, но с оценками и до­полнениями) и заключительный этап принятия решения;

мозговой штурм с включением в группу усилителей и подавителей;

метод психоинтеллектуальной генерации.

Задачей усилителя в четвертом варианте является внесение предложений по развитию и конкретизации вы­сказанной идеи для привлечения к ней внимания других генераторов идей с целью более глубокого обдумывания и развития идеи [46]. Подавитель высказывается с целью «подавить» заведомо бесперспективную или тривиаль­ную идею, чтобы не допустить продвижения процесса генерации идей по явно нежелательному пути. Как уси­литель, так и подавитель действуют по сигналу ведущего.

Думается, однако, что введение подавителя противо­речит основному принципу метода мозговой атаки — за­прещению открытой критики, а действие его по сигналу ведущего превращает последнего в диктатора, решающе­го единолично, какая идея, мысль ценна, перспективна, а какая нет. Как уже говорилось выше, бесперспектив­ная или тривиальная идея скорее всего быстро «затух­нет» и без подавления при правильном ведении штурма, не будучи поддержанной и развитой.

Введение специального усилителя также вряд ли це­лесообразно, так как усилителями должны являться все участники штурма. Действие усилителя по сигналу ве­дущего опять-таки наделяет последнего диктаторской властью.

Метод психоинтеллектуальной генерации [40] сводит­ся к изолированным диалогам экспертов с членами груп­пы управления, проводимым по заранее разработанной психоэвристической программе, являющейся системой связанных между собой вопросов, памяток и рекоменда­ций. В ходе диалогов персонально с каждым экспертом выясняется проблема, подлежащая решению. Метод при­менялся при разработке планов научно-исследователь­ских работ. Очевидно, этот метод является некоторой разновидностью интервью.

Метод мозгового штурма широко используется как за рубежом, так и в СССР. В Советском Союзе имеется значительный опыт применения его в промышленности и научно-исследовательских организациях. Так, напри­мер, решалась задача: «что мешает научным сотрудни­кам НИИ и что должно быть сделано для обеспечения наиболее благоприятных условий работы?». С этой целью группы по 8—15 человек для большей представи­тельности были сформированы в различных подразде­лениях института — от теоретических до отделов оценки исследований. Было получено большое количество пред­ложений, что позволило после обработки полученного материала сделать полезные выводы. С помощью треть­его из разновидностей метода мозгового штурма в сжа­тые сроки удалось разработать, построить и ввести в эксплуатацию высокопроизводительную машину для тор­кретирования (облицовки огнеупорной массой) стен и сводов мартеновских печей, идею которой в самом об­щем виде предложил рабочий Магнитогорского метал­лургического комбината [25].

Метод мозговой атаки целесообразно использовать в критических ситуациях дефицита творческих решений, новых идей, свежих концепций в качестве одного из этапов системы поиска путей решения поставленной проб­лемы.


Глава 5

 







Дата добавления: 2015-08-30; просмотров: 376. Нарушение авторских прав

codlug.info - Студопедия - 2014-2017 год . (0.051 сек.) русская версия | украинская версия